domingo, 30 de maio de 2010

Redação Oficial

Redação Oficial

É o meio pelo qual se estabelecem as relações de serviço na Administração Pública. Para que tais relações obtenham efetividade, traçam-se normas de linguagem e padronização no uso de fórmulas e estética para as comunicações escritas.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, formalidade, clareza, concisão, uso de língua culta e uniformidade. Deve ser pragmática, sem emoções, sentimento ou suspense, despida de aspectos subjetivos, visando, num mínimo de tempo e espaço, a comunicar expressiva e consistentemente aquilo que se pretende.

A seguir, apresenta-se análise pormenorizada de cada uma dessas qualidades e características.

Impessoalidade

A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicação, são necessários:

a) alguém que comunique;

b) algo a ser comunicado;

c) alguém que receba essa comunicação.

No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público (este ou aquele Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da União.

Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:

a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização, que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade;

b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público. Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal;

c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.

Desta forma, não há lugar na redação oficial para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora.

A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a necessária impessoalidade.

Formalidade e Padronização

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível; mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.

A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações. Ora, se a administração estadual é una, é natural que as comunicações que expede sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão, uma das metas deste Manual, exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos.

A clareza na digitação, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.

Concisão e Clareza

A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias.

O esforço de sermos concisos atende, basicamente ao princípio de economia lingüística, à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras para informar o máximo. Não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito.

Procure perceber certa hierarquia de idéias que existe em todo texto de alguma complexidade: idéias fundamentais e idéias secundárias. Estas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também idéias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial, conforme já mencionado na introdução deste capítulo. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem:

a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;

b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral é por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;

c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;

d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam.

É pela correta observação dessas características que se redige com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna possível sua correção.

Na revisão de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele será de fácil compreensão por seu destinatário. O que nos parece óbvio pode ser desconhecido por terceiros. O domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência profissional muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o que nem sempre é verdade. Explicite, desenvolva, esclareça, precise os termos técnicos, o significado das siglas e abreviações e os conceitos específicos que não possam ser dispensados.

A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que são elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua clareza. Não se deve proceder à redação de um texto que não seja seguida por sua revisão. “Não há assuntos urgentes, há assuntos atrasados”, diz a máxima. Evite-se, pois, o atraso, com sua indesejável repercussão no redigir.

A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais

A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos públicos, o que só é alcançado se em sua elaboração for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade.

As comunicações que partem dos órgãos públicos estaduais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos. Não há dúvida que um texto marcado por expressões de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua compreensão dificultada.

Ressalte-se que há necessariamente uma distância entre a língua falada e a escrita. Aquela é extremamente dinâmica, reflete de forma imediata qualquer alteração de costumes, e pode

eventualmente contar com outros elementos que auxiliem a sua compreensão, como os gestos, a entoação etc., para mencionar apenas alguns dos fatores responsáveis por essa distância. Já a língua escrita incorpora mais lentamente as transformações, tem maior vocação para a permanência, e vale-se apenas de si mesma para comunicar.

A língua escrita, como a falada, compreende diferentes níveis, de acordo com o uso que dela se faça. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinado padrão de linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais ou coloquiais; em um parecer jurídico, não se há de estranhar a presença do vocabulário técnico correspondente. Nos dois casos, há um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua, a finalidade com que a empregamos.

O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que: a) se observam as regras da gramática formal, e b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.

Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade de expressão, desde que não seja confundida com pobreza de expressão. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem, próprios da língua literária.

Pode-se concluir, então, que não existe propriamente um “padrão oficial de linguagem”; o que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais. É claro que haverá preferência pelo uso de determinadas expressões, ou será obedecida certa tradição no emprego das formas sintáticas, mas isso não implica, necessariamente, que se consagre a utilização de uma forma de linguagem burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada.

A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam, sendo de evitar o seu uso indiscriminado. Certos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o vocabulário próprio a determinada área, são de difícil entendimento por quem não esteja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de explicitá-los em comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração e em expedientes dirigidos aos cidadãos.

Informações Básicas para Elaboração dos Atos de Correspondência Oficial

Para se elaborar atos de correspondência é importante observar:

Os seis princípios básicos da redação oficial:

- impessoalidade - formalidade;

- clareza - concisão;

- uso de língua culta; - uniformidade.

O uso dos Pronomes de Tratamento , do Vocativo, do Endereçamento e do Fecho

Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.

Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... Vosso...”).

Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.

Uso do fecho:

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. As formas de fecho são as seguintes:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

Identificação do Signatário:

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República e pelos Governadores de Estado, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)

Nome

Secretário de Estado de Saúde do Distrito Federal

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos as últimas frases anteriores ao fecho.

Destinatário

Deve vir no início da margem esquerda do papel, abaixo da numeração.

Observação: o destinatário “Para:” é exclusivo para Memorando.

Vocativo

A redação oficial adota dois vocativos:

Excelentíssimo Senhor + Cargo – Chefe do Podes Executivo, Chefe do poder Legislativo e Chefe do Poder Judiciário.

Senhor + Cargo – para todas as demais autoridades.

Deve vir a 2,5 cm da margem esquerda do papel, abaixo do assunto, ou do número ato ( dependendo do tipo de documento) e seguido de vírgula.

Parágrafo

Deve vir a 2,5 cm da margem esquerda do papel, ficando alinhado ao vocativo, quando houver.

Fecho

Deve seguir o recuo de parágrafo, quando houver; quando não, pode vir alinhado à margem esquerda ou centralizado.

I Identificação do signatário (Nome e Cargo)

II Deve vir centralizada e abaixo do fecho.

Numeração dos parágrafos

Os atos de correspondência devem ter seus parágrafos numerados da seguinte forma:

- documentos com apenas um parágrafo: este não será numerado;

- documentos com dois parágrafos: a numeração desses é opcional;

- documentos com mais de dois parágrafos: a numeração desses é obrigatória, devendo ser numerados a partir do primeiro, excetuando-se o fecho.

Atos Administrativos

Os Atos Oficiais, conhecidos também como Atos Administrativos, são originários dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. Para sua veiculação utiliza-se a linguagem escrita, obedecendo às regras fixadas na Ortografia Oficial e codificadas na Nomenclatura Gramatical Brasileira (NGB).

Os Atos Administrativos possuem fórmulas especiais próprias de redação, com aspectos característicos que as diferenciam, segundo o que foi acordado em atos deliberativos que fixaram os requisitos necessários à uniformidade de cada espécie.

Classificação dos Atos Administrativos

Os Atos Administrativos oficiais classificam-se nas seguintes categorias:

- Atos Comprovativo-Declaratórios;

- Atos de Assentamento;

- Atos de Pacto ou Ajuste (bilaterais).

- Atos de Correspondência;

- Atos Deliberativo-Normativos;

- Atos Enunciativo-Esclarecedores;

- Outros Atos.

Essas seis categorias compreendem todos os documentos de redação oficial, utilizados pelo serviço público, para que os Atos Administrativos sejam expressos ordenadamente e formalizados.


Atos Comprovativo-Declaratórios

São os atos pelos quais se declara, para fins de comprovação, o que consta de um assentamento ou processo ou, ainda, o que é apenas do conhecimento de quem assina o ato. Dividem-se em:

*Alvará *Certificado *Atestado

*Declaração *Certidão

O Alvará é o documento firmado por uma autoridade competente, certificando, autorizando ou aprovando atos ou direitos.

O Atestado é a afirmação positiva ou negativa, escrita e assinada, sobre a existência ou verdade de um fato ou de um estado, firmado por uma ou mais pessoas a favor de outra.

Modelo:

ATESTADO

Atesto que a aluna ................................................................... está regularmente matriculada no 1° ano do Ensino Médio deste estabelecimento de ensino, sob a matrícula n° ...................... .

Brasília, ...... de ....................... de ............ .

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

A Certidão é documento de fé pública, de fim comprobatório, emitido por funcionário autorizado e baseado em documentos ou papéis oficiais. A certidão recebe o nome de verbum ad verbum ou de inteiro teor quando reproduz, integral e fielmente, o texto de um documento. Chama-se certidão um breve relatório quando transcreve, em resumo, os dados ou pontos solicitados pelo requerente. Já a certidão parcial refere-se apenas a uma parte do ato ou documento. A certidão negativa comprova a falta de inadimplência, restrições ou qualquer outro impedimento legal. A certidão positiva atesta a ausência de ações e/ou execuções cíveis e/ou criminais contra a pessoa.

Observações:

1 A certidão deve ser escrita sem abertura de parágrafos ou rasuras.

2 Quando houver engano ou omissão, o certificante o corrigirá com “digo”, colocado imediatamente após o erro.

O Certificado é documento expedido por servidor público atestando fato de que ele tem conhecimento em razão do cargo que ocupa ou de atribuição a ele delegada.

Modelo:

CERTIFICADO

Certifico que o servidor ..............................................., matrícula n° ........... , participou do 5° Fórum de Discussão sobre a Inclusão de Portadores de Necessidades Especiais no Ensino Regular, promovido pela Secretaria de Estado e Educação do Distrito Federal, no período de ....../ ....../ ......

a ....../ ....../ ...... .

Brasília, ...... de .................. de ............. .

Assinatura

Nome

Cargo

A Declaração é o documento de manifestação administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.

Modelo:

DECLARAÇÃO

Declaro que o servidor ....................................................,matrícula n° .........., cargo ou função ..........................................................., exerceu, no período de ......./ ....../ ...... a ....../ ....../ ......, os seguintes cargos em comissão: ..................................................................................... .

Brasília, ...... de ........................ de ........... .

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

Atos de Assentamento

São atos que se destinam a registros. Esses documentos contêm assentamentos sobre fatos ou ocorrências. São eles:

§ Apostila

§ Ata

§ Auto de Infração

A Apostila é uma anotação feita na ficha funcional de um servidor ou aditamento feito a um título ou documento envolvendo fixação de vantagens, retificações, atualizações ou esclarecimentos, a fim de evitar a expedição de novo título ou documento.

É o documento que complementa um ato oficial, vinculado à situação funcional dos servidores públicos, fixando vantagens pecuniárias, retificando ou alterando nomes ou títulos.

Auto de Infração é o documento que registra a ocorrência ou flagrante de transgressão à lei. Geralmente é feito no local onde se verifica a infração, sendo datado e assinado pelo servidor credenciado que aí verificou e pela pessoa ou representante da firma que nela incorreu.

A Ata é o registro objetivo de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembléia, sessão ou reunião.

Cuidados:

- As atas são redigidas sem se deixar espaços ou parágrafos, a fim de se evitarem acréscimos.

- O tempo verbal, preferencialmente, utilizado na ata é o pretérito perfeito do indicativo.

- Nas atas os números devem ser escritos por extenso, evitando-se também as abreviações.

- Caso haja erro na redação escrever-se-á a expressão “digo”. Se for notado no final da ata escrever-se-á a expressão – “em tempo: onde se lê..., Leia-se...”

- Organizar clara e precisamente as ocorrências

- Permite-se também a transcrição da ata em folhas digitadas desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude.

- Quanto à assinatura, deverão fazê-lo todas as pessoas presentes ou, quando deliberado, apenas o presidente e o Secretário.

Modelo:

ATA

Aos treze dias do mês de junho do ano de dois mil e seis, às quinze horas, reuniram-se no Edifício Sede do Conselho Federal de Informática - localizado no Setor Bancário Norte, quadra sete, bloco doze na Asa Norte, Brasília , Distrito Federal – os associados do referido Conselho, sob a Presidência do Senhor fulano, tendo como Secretário o senhor fulano, com o objetivo de aprovar o calendário de atividades previstas para o segundo semestre do ano corrente. O associado, Senhor fulano, foi designado pelo Presidente para ler a proposta de atividades que fora reformulada a partir das sugestões elencadas na última reunião. Uma vez lida, a proposta foi aprovada na integra por todos os associados que estavam presentes na reunião. Na ordem do dia, foi também marcada para o dia vinte e nove deste mês, às dezenove horas, a próxima reunião, cuja pauta será a operacionalização das atividades então aprovadas. Neste mesmo dia, neste mesmo local, às dezesseis horas, o Senhor Presidente declarou encerrada a reunião e agradeceu a presença de todos. Conforme o deliberado no Estatuto deste Conselho, eu, Secretário, lavrei a presente Ata, que assino com o Senhor Presidente e demais participantes.

Assinaturas

Atos de Pacto ou Ajuste

São os que expressam um acordo mútuo de vontades em que o Estado é parte.

Dividem-se em:

*Contrato *Convênio *Termo Aditivo

O Contrato é o acordo de vontade firmado entre a Administração Pública e um particular para a execução de obra ou prestação de serviço. A esse ato contratual precedem atos administrativos unilaterais, como a escolha dos candidatos mediante tomada de preços ou concorrência, a verificação da idoneidade dos proponentes e a verificação das melhores ofertas em conformidade com os dispositivos legais e regulamentares.

O Convênio é o acordo de vontade entre pessoas de Direito Público interno, na consecução de objetivos de interesse coletivo ou da administração.

O Termo Aditivo é o ato lavrado para complementar um ato originário – contrato ou convênio – quando verificada a necessidade de alteração de uma das condições ajustadas.

Atos de Correspondência

Os atos de correspondência são aqueles que têm por finalidade estabelecer comunicações entre pessoas, órgãos ou entidades.

Compõem o grupo:

-Aviso -Carta

-Circular -Exposição de Motivos

-Memorando -Mensagem -Ofício

Os atos de correspondência oficial são os mais usados na comunicação oficial. Foram aqui reunidas informações básicas sobre sua elaboração, antes das abordagens específicas sobre cada um deles.

Documentos

O Aviso tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais, sendo um documento de uso exclusivo dos Ministros de Estado, que o utilizam para se dirigirem a autoridades de mesma hierarquia.

Modelo:

(extraído do Manual de Redação Oficial da Presidência da República – 2002)

Aviso no 45/SCT-PR

Brasília, 27 de fevereiro de 1991.

A Sua Excelência o Senhor

[Nome e cargo]

Assunto: Seminário sobre uso de energia no setor público.

Senhor Ministro,

2,5 cm

Convido Vossa Excelência a participar da sessão de abertura do Primeiro Seminário Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Público, a ser realizado em 5 de março próximo, às 9 horas, no auditório da Escola Nacional de Administração Pública – ENAP, localizada no Setor de Áreas Isoladas Sul, nesta capital.

O Seminário mencionado inclui-se nas atividades do Programa Nacional das Comissões Internas de Conservação de Energia em Órgão Públicos, instituído pelo Decreto no 99.656, de 26 de outubro de 1990.

Atenciosamente,

[nome do signatário]

[cargo do signatário]

A Carta é forma de correspondência com personalidade pública para fazer solicitações ou transmitir informações. As cartas expedidas por autoridade pública, fora do exercício de suas funções, são atos de correspondência para-oficial. Seu objetivo é formular pedido, convite, externar agradecimento, oferecer resposta, fazer apresentações e outros assuntos.

Modelo:

CARTA

N.º.........../............... Brasília, .......de.............................de..............

Ao Senhor

Nome por extenso

Cargo

Endereço

Assunto: Produção de um Manual de Comunicação Oficial para o GDF.

Senhor Diretor,

1. O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no desejo de racionalizar e elevar o padrão das correspondências oficiais, determinou à Secretaria de Gestão Administrativa que editasse, em parceria com a Subsecretaria de Modernização e Organização Administrativa – SMOA, um Manual de Comunicação Oficial, baseado nas modernas técnicas redacionais.

2. Considerando ser Vossa Senhoria uma das pessoas que mais subsídios tem oferecido no campo da comunicação oficial, vimos submeter à sua apreciação minuta do referido manual.

3. Solicitamos que as sugestões que Vossa Senhoria por sejam reunidas no final do trabalho, fazendo constar a página e a linha a que se referem.

Atenciosamente,

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

A Circular é o ato de correspondência que tem vários destinatáriso e texto idêntico, transmitindo instruções, ordens, recomendações, determinando execuções de serviços ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas e regulamentos. Quando toma forma de Ofício ou Memorando, recebendo os seguintes nomes:

Ofício-Circular; Menorando-Circular.


Modelo:

CIRCULAR

N.º......../.........-IDR Brasília, .......de..................................de............

A Sua Excelência o Senhor

Nome por extenso

Cargo

Endereço

Assunto: Indicação de Consultor Interno de Recursos Humanos.

Senhor Secretário,

1. A missão do Instituto de Desenvolvimento de Recursos Humanos é dotar a Administração Pública de talentos humanos qualificados e comprometidos com a excelência na prestação de serviços à sociedade. Estamos, neste momento, reorganizando e planejando nossas atividades para o quadriênio.......-................. e para tanto, solicitamos a vossa excelência a indicação de um servidor para atuar como Consultor Interno de Recursos Humanos desse órgão junto ao IDR.

2. A proposta é a de que esse profissional possa diagnosticar as reais necessidades de treinamento e auxiliar no planejamento de metas de Recursos Humanos, tornando-se um elo entre este Instituto e essa Secretaria.

3. Tendo em vista a importância do papel a ser representado por esse profissional, sugerimos que sejam observados alguns aspectos significativos para que haja uma melhor atuação, conforme documento anexo.

4. Solicitamos que a indicação seja feita até o dia ......./......../ e encaminhada mediante o preenchimento do formulário anexo.

Atenciosamente,

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

A Exposição de Motivos é forma de correspondência oficial assinada por Secretário de Estado ou por dirigentes do órgão do Governo do Distrito Federal, encaminhando e submetendo assuntos de sua administração à deliberação governamental , ou, ainda, projeto de lei ou decreto.

Modelo:

EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS

N.º......../.........-GAB/SEA

Brasília,.......de..................................de............

A Sua Excelência o Senhor

Nome

Governador do Distrito Federal

Palácio do Buriti

Cep.- Brasília. DF

Assunto: Apreciação de Decreto

Senhor Governador,

Submeto a Vossa Excelência a minuta de Decreto, em anexo, que institui no âmbito do Distrito Federal o Sistema Integrado de Controle de Processos – SICOP.

O Sistema, objeto da proposição, tem por finalidade assegurar o desenvolvimento das atividades a seguir elencadas:

· Cadastro e controle das informações protocoladas junto aos órgãos integrantes do Controle Administrativos do Distrito Federal.

· Atualização imediata da informação acerca do cadastramento e tramitação de processos.

· Descentralização do cadastramento e tramitação de processos em relação ao Sistema de Comunicação Administrativa/SEA, para os respectivos setoriais onde se encontrem.

· Agilidade e precisão relativas às informações sobre processos.

Vale ressaltar que o Sistema Integrado de Controle de Processos, por meio da Subsecretaria de Modernização e Organização Administrativa desta Secretaria, já se encontra devidamente implantado e em pleno funcionamento, carecendo, todavia, do instrumento jurídico competente para que lhe seja conferida a legitimidade necessária.

Releva observar que a presente minuta encontra-se em conformidade com os demais atos espécie, não existindo óbices legais que impeçam sua edição.

Destarte, submeto à supra consideração de Vossa Excelência a minuta de ato que consubstancia a proposta em epígrafe.

Respeitosamente,

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

O Memorando é correspodeência interna utilizada entre unidades de um mesmo órgão, no qual se expõem assuntos referentes à atividade administrativa. Na área militar o memorando recebe o nome de papeleta.

Observação: O memorando é usado no mesmo nível hierárquico ou em nível hierárquico diferente, do superior para o inferior.

Modelo:

Memorando

N /2004 – GAB/SGA/STGE Em 29 de setembro de 2004.

Da: Diretoria de Melhoria do Atendimento ao Cidadão/SGA

Para: Gerência de Serviços Gerais

Assunto: Encadernação de Material.

Solicito a Vossa Senhoria, a encadernação de um exemplar do Projeto de Apoio à Modernização da Gestão e do Planejamento dos Estados e do Distrito Federal – PNAGE/DF, para ser entregue ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão pelo Senhor Secretário de Estado, (nome do Secretário).

Atenciosamente,

Assinatura

Nome

Cargo

A Mensagem é o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação.

O Ofício é forma de correspodência oficial utilizada por autoridades públicas para tratar de assuntos de serviço ou de interesse da Administração Pública, podendo ter como destinatário tanto o poder público quanto uma instituição privada.

Modelo:

Ofício

/2004 – GAB/SGA Brasília, 6 de outubro de 2004.

A Sua Excelência o Senhor

Nome

Cargo

Órgão

Endereço

Assunto: apresentação de Projeto

Senhor Secretário,

Encaminhamos, novamente, a Vossa Excelência o Projeto do Distrito Federal referente ao Programa Nacional de Apoio à Modernização da Gestão e do Planejamento dos Estados e do Distrito Federal – PNAGE, com os ajustes pertinentes às recomendações do Banco Internacional de Desenvolvimento – BID, provenientes da Missão de Análise, para aperfeiçoamento e uniformização básica dos Projetos elaborados pelos Estados.

Ressaltamos que a data de entrega versão final do documento para a Comissão Intergovernamental é dia no 20 de outubro.

Atenciosamente,

Assinatura

Nome

Cargo

Meios de Transmissão

O telegrama, o fax e o e-mail(correio eletrônico) são meios de transmissão de mensagens, não se constituindo em documentos propriamente ditos.

1- Telegrama

O Telegrama é uma forma de comunicação de transmissão rápida. Por ter custo operacional bastante alto é hoje substituido pelo fax e pelo e-mail, que são meios mais modernos e eficientes de transmissão, devendo-se, por isso, restringir o seu uso a mensagens urgentes que não possam ser enviadas de outro modo ou quando se precisa da confirmação de recebimento.

Não há estrutura rígida para o telegrama, que, contudo, deve pautar-se pela conscisão e adequar-se aos formulários disponíveis nas Agências dos Correios e em sua página na Internet. Modernamente, vem caindo em desuso a linguagem abreviada (apropriadamente qualificada como “telegráfica”), dando ela lugar ao texto corrido comum, devendo este, portanto, ser redigido com pontuação e acentuação normais.

2- Fax

Forma abreviada e já consagrada de fac-símile, é o meio de transmissão a ser utilizado, em situações de urgência ou necessidade de envio de cópias de documentos. Para o arquivamento, quando necessário, deve-se atentar quanto à qualidade do papel, que, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

Os documentos são enviados por fax em sua estrutura original, mas é conveniente que sejam acompanhados de uma folha de rosto. Com dados de identificação do remetente, do destinatário e da mensagem (quantidade de páginas e, conforme o caso, assunto).

3- E-mail

É a principal forma utilizada na transmissão de informações, em razão de seu baixo custo e rapidez de sua veiculação. Embora cada vez mais difundido, ainda é usado apenas para comunicações informais ou oficiais que não requeiram confirmação de assinatura, como, por exemplo, para a divulgação interna de boletins de determinado órgão público.

Ao se fazer uso do e-mail, deve-se preencher sempre o campo – Assunto – pois esse dado é importante para a organização das mensagens. Do mesmo modo, quando se anexa um arquivo, é regra de cortesia indicar minimamente seu conteúdo. Leve-se em conta, também, que, ao se valer do e-mail como forma de envio de informações, ainda que não oficial, deve-se usar da linguagem formal que se usaria em qualquer outro documento oficial, evitando-se a linguagem descontraída que caracteriza o e-mail pessoal.

Atos Deliderativo-Normativos

Os atos normativos são aqueles que transmitem orientações do Executivo, visando à correta aplicação a lei.

Na intenção de facilitar o elaborador de atos delibetarivo-normativos, seguem alguns aspectos da técnica legislativa adotada na Administração Pública.


São exemplos de atos normativos:

§ Ato Declaratório

§ Ordem-de-Serviço

§ Decreto

§ Portaria

§ Estatuto

§ Regulamento

§ Instrução Normativa

§ Resolução

§ Edital

§ Veto

O Ato Declaratório é o instrumento pelo qual os órgãos da administração transmitem declaração de vontade, relativa a obrigações de particulares e decorrente de despacho ou pronunciamento em processo, baseada em reconhecimento expresso dos motivos que a justifiquem. O ato declaratório pode ser substituído por uma Portaria, Circular ou Ordem-de-serviço.

O Decreto é ato emanado do Poder Público, com força obrigatória e destinado a assegurar ou normalizar situações políticas, sociais, jurídicas, administrativas ou a reconhecer, proclamar, atribuir, extinguir ou modificar um direito, uma obrigação ou uma responsabilidade. É por meio de decretos que o chefe do Governo determina a observância de regras legais.

O Estatuto é o regulamento de organização ou funcionamento de um órgão, uma instituição ou uma empresa pública disciplinando as relações na hierarquia.

A Instrução Normativa apresenta as normas disciplinadoras de um determinado ato oficial, emanado de uma autoridade da administração pública.

O Edital é o ato de caráter obrigatório, emitido pelos titulares de órgãos e entidades e presidentes de comissões, que se destina a fixar condições e prazos para a legitimação de ato ou fato administrativo, a ser concretizado pela Administração Direta ou Indireta.

Fazem parte do grupo:

EDITAL DE CITAÇÃO;

EDITAL DE CONCURSO PÚBLICO – Recomenda-se a leitura de Editais recentes, publicados do DOU.

EDITAL DE CONVOCAÇÃO;

EDITAL DE LICITAÇÃO – Recomenda-se a leitura da Lei 8.666/93 – Contratos e Licitações.

A Ordem de Serviço é o expediente interno de um órgão pelo qual o seu titular regula procedimentos para a execução de serviços, fixa comandos de ação ou estabelece normas para o cumprimento de determinado serviço.

A Portaria é ato expedido pelo Chefe do executivo ou dirigentes de órgãos e entidades da Administração Pública, com o objetivo de dar instruções com referência ao pessoal ou à organização e funcionamento de serviços, orientar a aplicação de textos legais, e disciplinar matéria não regulada em lei.

O Regimento é o ato que indica a categoria e a finalidade dos órgãos e entidades, detalha sua estrutura em unidades organizacionais, especifica as respectivas competências, define as atribuições de seus dirigentes e indica seus relacionamentos interno e externo.

O Regulamento é o conjunto de regras da competência do Poder Executivo com a finalidade de esclarecer ou complementar um texto legal, garantindo, assim, a exata execução de determinada lei ou decreto.

Estrutura do expediente:

1 denominação do ato – REGULAMENTO;

2 ementa (assunto);

3 texto – desdobrado em capítulos, artigos, itens e/ou alíneas;

4 local e data;

5 assinatura;

6 nome por extenso;

7 cargo;

Observação: Sugere-se a leitura do documento no Diário Oficial da União.

A Resolução é ato emanado de autoridade competente de órgãos de deliberação coletiva, colegiados ou dos Poderes Legislativo e Judiciário, para estabelecer normas concernentes à administração, podendo conter determinações para a execução de serviços.

O Veto é deliberação de oposição do Poder Executivo a projeto de lei a ele remetido pelo Legislativo. O veto pode ser total ou parcial. O veto total rejeita o projeto. O parcial fá-lo retornar ao Legislativo, para reexame da parte vetada.

Atos Enunciativo-Esclarecedores

Atos enunciativos são aqueles que se limitam a emitir opinião sobre determinado assunto ou declarar um fato com base em dispositivos legais. Fazem parte do grupo:

Relatório Parecer Despacho

O Relatório é o documento em que se relata ao superior imediato a execução de trabalhos concernentes a determinados serviços ou a um período relativo ao exercício de cargo, função ou desempenho de atribuições.

Cuidados:

1 Se o relatório tiver mais de uma folha, numerar as folhas subseqüentes com algarismos arábicos.

2 Há várias modalidades de relatório: roteiro, parcial, anual, eventual, de inquérito, de prestação de contas ou contábil, de gestão e administrativo.

3 O destinatário deve figurar no canto superior esquerdo da primeira página, quando não for encaminhado por outro documento.

Modelo:

RELATÓRIO

/ - SGA Brasília de de 200...

Ao Sr. ___________________ ( cargo ) _____________________________________

Assunto: _________________ ( síntese do conteúdo)__________________________

1. Vimos submeter à apreciação de Vossa Excelência o Relatório das diligências prelilinares efetuadas no sentido de apurar denúncias de irregularidades ocorridas no Órgão X.

2. Em 10 de setembro, com o conhecimento do dirigente do Órgão X, foram interrogados os funcionários A e B, acusados de violação do malote de correspondência sigilosa destinada ao Órgão Y.

3. Ambos os funcionários negaram a autoria da violação do malote, nos termos constantes das declarações anexas.

4. Na sindicância efetuada, contudo verificam-se indícios de culpa do funcionário A, sobre o qual recaem as maiores acusações, conforme depoimentos em anexo.

5. O funcionário B, apesar de não poder ser considerado mancomunado com o primeiro, pode ter parte da responsabilidade por ter sido omisso e negligente no exercício de suas funções. Pois, como chefe, deveria estar presente na hora do lacramento do malote, o que não ocorreu, conforme depoimentos constantes das folhas .........

6. Ao nosso ver, impõe-se a necessidade de ser instaurado, imediatamente, um inquérito administrativo para que o caso seja estudado com a profundidade que merece.

Atenciosamente,

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

(ANEXOS)

Compreende quadros, esquemas, tabelas, fotos e quaisquer outros elementos que possam esclarecer o destinatário. Trata-se de informações complementares, não imediatamente necessárias ao corpo do relatório. Poderiam, inclusive, perturbar o fluxo dos fatos.

O Parecer é instrumento de esclarecimento pelo qual são fornecidos dados sobre determinado assunto, tendo como base o exame do processo ou o fato de que se tenha conhecimento.

PARECER N° ....../ - CEDF

Processo nº ..............................

Interessado: Empresa ........................

Pela Aprovação do Novo Calendário dos Exames Supletivos Profissionalizantes

1 – Histórico – Em cumprimento ao determinado pelo Parecer n.º ....../ ...... – CEDF, que aprova a Estratégia de Matrícula e Calendário Escolar e de Exames Supletivos, a Escola X da Secretaria de Estado de Educação do

Distrito Federal encaminhou, em ...../...../....., ao Senhor Secretário de Educação (nome por extenso), a relação dos exames de suplência profissionalizante, conforme o especificado no referido Parecer.

2 – Análise – A relação enviada vem com acréscimo de duas modalidades de oferta, em virtude do grande número de candidatos. Essas novas modalidades surgiram em conseqüência de consulta realizada junto à comunidade e a instituições governamentais e não governamentais, que manifestaram interesse pelos cursos de Contabilidade e Eletrônica, perfazendo assim uma oferta total de oito modalidades técnicas de suplência profissionalizante. As demais, são as seguintes: Eletrotécnica, Higiene Dental, Patologia Clínica, Secretariado Escolar, Telecomunicações e Transações Imobiliárias.

As datas de inscrições para as provas teóricas foram prorrogadas devido ao acréscimo das novas modalidades. Inclui-se, também, período de inscrição para as provas práticas e alteram-se as datas para a realização dessas provas, conforme calendário em anexo.

3 – Conclusão – É por aprovar as alterações propostas para as inscrições e provas dos exames supletivos de 1º e 2º Graus, conforme calendário proposto para o ano de .......... , o qual deverá ser anexado ao presente parecer.

É o parecer.

Brasília, ...... , de ..........................de ............. .

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

Aprovado no Conselho de Educação e em Plenário

Em ....../ ....../ ......

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

O Despacho é a nota escrita pela qual uma autoridade dá solução a um pedido ou encaminha a outra autoridade pedido para que decida sobre o assunto, podendo ter caráter interlocutório ou decisório.

Observações:

1 É breve e baseado em informações ou parecer.

2 Consta do corpo do processo (quando houver).

3 É geralmente manuscrito.

4 É assinado pela autoridade competente, podendo, contudo, ser elaborado e assinado por outros servidores desde que lhes seja delegada competência. Nesse caso, inicia-se pela expressão: “De ordem”.

5 Não é publicado.

Modelo de Despacho interlocutório:

À Assessoria Técnica, para análise e pronunciamento.

Em ....../....../......

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

Modelo de Despacho decisório:

Processo N°: ........................................................

Interessado: Centro de Ensino n° ............. – Taguatinga

Assunto: Aprova Plano de Funcionamento de Centro de Ensino n° ...... de Taguatinga.

Homologo o PARECER n° ....../ ...... CEDF, de ...... / ...... / ...... , aprovado por unanimidade pelo Conselho de Educação do Distrito Federal em sessão plenária na mesma data, cuja conclusão é do seguinte teor:

“O Plano não desenvolve, satisfatoriamente, os aspectos relativos à ministrarão do Ensino Supletivo e não dá uma visão global do processo de escolarização.

Essas restrições não são impeditivas para que se considere a proposta em condições de merecer

aprovação, no entanto, orientando-se o estabelecimento no sentido do cumprimento das normas já baixadas para essas áreas específicas.”

Em ....../ ....../ ......

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

Outros Atos

Outros atos usados na Administração Pública:

Autorização Procuração Requerimento

A Autorização é o ato administrativo ou particular que permite ao pretendente realizar atividades ou utilizar determinado bem fora das rotinas estabelecidas.

Modelo:

AUTORIZAÇÃO

AUTORIZO a entrega do bilhete de passagem referente ao PTA n°.................. dessa Companhia, emitido em meu nome, para o trecho ...................................ao Sr. ....................................... , Carteira de Identidade n°............................................. .

Brasília,.........de.......................de............

Assinatura

Nome por extenso

Cargo

A Procuração é o instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outra poderes para, em nome dela, praticar atos ou administrar haveres.

Modelo:

PROCURAÇÃO

Por este instrumento particular de procuração, eu ............................................., portador da Carteira de Identidade n° ....................................................................... CPF n° ................................. residente na...................................................................... na cidade de .............................................. nomeio e constituo meu bastante procurador o Sr. ..............................................., portador da Carteira de Identidade n°................ , CPF

n°............................. e residente na ................................., na cidade de ............................ para o fim específico de....................................................., estando, para tal fim, autorizado a assinar recibos e documentos e a praticar todos os atos necessários ao fiel desempenho deste mandado.

Brasília,...... de .......................de ............

Assinatura

Nome por extenso

O Requerimento é o instrumento dirigido à autoridade competente para solicitar o reconhecimento de um direito ou a concessão de um benefício sob amparo legal. Constitui-se, também, no único instrumento de comunicação pessoal de um subordinado para uma chefia.

Modelo:

REQUERIMENTO

Senhor Secretário,

....................(nome)...........,........(nacionalidade)..............................................................................(estado civil)..........,......................(residência)..............................................,..................................., servidor púbico lotado na Secretaria de Gestão Administrativa, residente na ..................................... ................................................... , nesta cidade, impedido de continuar a prestar serviços a esse órgão, por imperiosos motivos pessoais, vem requerer de Vossa Excelência que lhe conceda licença para tratamento de assunto de interesse particular, por dois anos, como lhe faculta a lei 8.112/1990.

Nestes termos.

Pede deferimento.

Brasília,.........de.......................de........... .

Assinatura

Nome por extenso

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